Vi vill berätta hur vi hanterar dina personuppgifter i föreningen och efterlever dataskyddsförordningen (GDPR).
Vad är personuppgifter?
Allt som kan härledas till en levande person, som t ex namn, adress, personnummer, telefonnummer, epostadresser m m.Vad är behandling av personuppgifter?
Systematisk katalogisering av personuppgifter manuellt eller i databaser för givet syfte och ändamål.Syfte och ändamål
Medlemsregister
En bostadsrättsförening är skyldig att ha ett register över sina medlemmar. Vi har ett databaserat register som innehåller namn, adress, lägenhetsnummer, ägarandel samt information om andrahandsuthyrning etc. Registret är endast åtkomligt för styrelsemedlemmar och suppleanter och används för uppdatering, kontroll, bokningar, röstlängder och underhåll.Ekonomisk administration
Den ekonomiska administrationen, bokföring, avtalshantering samt fakturering av medlemsavgifter sköts av Riksbyggen på uppdrag från föreningen. Riksbyggen hanterar även hyreskontrakt och register för garage och husbilsplatser samt felanmälan kvällar och helger. För detta ändamål har Riksbyggen ett komplett medlemsregister med personuppgifter. Ett personuppgiftsbiträdesavtal har upprättats mellan föreningen och Riksbyggen.Porttelefoner samt andra systen
Vi hanterar även personuppgifter för att de system som hanterar porttelefoner och bokningssystem av tvättstugor och bastu ska fungera och vara aktuella. Vi hanterar även personuppgifter för parkeringssystem och elbilsladdning. För respektive underleverantör av dessa system har personuppgiftsbiträdesavtal upprättats.Medlemsskap på webben
Medlemmar i föreningen ges möjlighet att registrera ett användarkonto på föreningens webbplats. Detta för att få föreningens månadsbrev och annan information via e-post. Via webben erbjuds även möjlighet att anmäla sig till en SMS-lista med syfte att kunna erhålla snabba akuta driftsmeddelanden från föreningen direkt i mobiltelefonen.I och med registreringen samtycker medlemmen till att föreningen kan använda medlemmens e-postadress alt SMS för utskick av nyheter och viktig information rörande föreningen. Databasen och webben driftas av extern partner med vilken föreningen har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal.
Allmänt om personuppgifter
Personuppgifter utlämnas inte till utomstående med undantag för driftsärenden, underhåll och skador, då adressuppgifter utlämnas till åtgärdande part, eller då myndigheter enlig lag har rätt att kräva in personuppgifter.Föreningen lämnar aldrig ut personuppgifter till tredje part vars syfte är att bedriva marknadsföring eller försäljning gentemot våra medlemmar.
Du har rätt att en gång per år, efter en skriftlig begäran till styrelsen för föreningen via brev eller e-post, kostnadsfritt ta del av information om vilka personuppgifter som föreningen har registrerat om dig, varifrån dessa uppgifter har inhämtats samt hur de används. Du har även rätt att begära att föreningen rättar eller tar bort felaktiga uppgifter om dig.
Varaktigheten av hos föreningen sparad information bedöms utifrån ärendets art.
I många fall sparas dokument med personuppgifter för att föreningen behöver dokumentera och bevara historik över t ex underhåll, skador, statusrapporter, radonmätningar och andra åtgärder. Dock sparas inte epost innehållande personuppgifter längre än 12 månader.
I många fall sparas dokument med personuppgifter för att föreningen behöver dokumentera och bevara historik över t ex underhåll, skador, statusrapporter, radonmätningar och andra åtgärder. Dock sparas inte epost innehållande personuppgifter längre än 12 månader.
Personuppgiftsansvarig
Styrelsen är ansvarig för hantering av personuppgifter samt att dataskyddsförordningen följs. 2018-05-14 : Styrelsen för Brf Västerängen i Västerås
2021-11-10: Uppdaterad porttelefoner, bokningar
2021-11-10: Uppdaterad porttelefoner, bokningar
